Optimierung von Geschäftsprozessen des Facility Management mit einer zentralisierten elektronischen Datenhaltung gemäß GEFMA 400
 

Beschaffung eines Rechners, der als Server am LAN (local area network) angeschlossen wird und auf dem entsprechende Software läuft. Ein handelsüblicher PC ist für den Einsatz mit bis zu 50 gleichzeitigen Nutzern ausreichend, Kosten etwa DM 2500 einschließlich Bildschirm.

Der Server kann mit den Betriebssystemen MS Windows 2000, MS Windows NT 4.0 oder mit Linux betrieben werden. Die Serverleistung unter Linux ist bei demselben PC etwas besser als mit der Microsoft-Software. Nachteil von Linux: Experten am Markt knapp, Entwicklungsprozesse kaum planbar. Windows NT ähnelt in der Bedienung den PC-Betriebssystemen, die viele Leute aus eigener Erfahrung kennen.
Wir schlagen aufgrund unserer persönlichen Erfahrungen den Einstz von Windows NT vor, Kostenpunkt etwa DM 1000 für eine Serverlizenz.

Auf dem Rechner wird eine Datenbank betrieben. Dafür gibt es zig verschiedene Anbieter. Auf einem MS Windows NT Rechner kommen vor allem MS Access und MS SQL Server in frage. MS SQL Server ist eine Profi-Lösung und im Einsatz deutlich aufwändiger als MS Access. Ein weiterer Vorteil von MS Access ist die Benutzerschnittstelle, die zum Beispiel in der Ausbildung zum Fachwirt FM von der GEFMA geschult wird.
Wir schlagen also den Einsatz von MS Access vor, Kosten etwa DM 700. Diese Lösung kann bei Bedarf (mehr als 50-100 Benutzer) zu einem MS SQL Server aufgerüstet werden, wenn man dies bei der Erstellung von Software im Auge behält.

MS Windows NT enthält im übrigen die Softwarekomponente ODBC (open database connectivity). Mit ihr kann man vorhandene Datenbanken anderer Hersteller in den Betrieb integrieren, z.B Oracle, lesender und/oder schreibender Zugriff. Ein Zugriff auf eine SAP-Datenbank ist ebenfalls denkbar.

Für die Bedienung der Datenbank von den Arbeitsstationen her stellt sich die Frage, auf welche Datenstandards man sich stützen möchte. Betrachtet man heutzutage die vorhandene EDV-Landschaft in einer Firma oder Organisation, so haben alle dort vorhandenen PCs eines gemeinsam: Den Internet-Browser. Der PC zusammen mit dem Browser kann also als Datenterminal betrachtet werden. Früher hatte man IBM-Terminals, die mit einem IBM-Rechner verbunden sind. Wenn ich einen Siemens Aperture Server kaufe, muss ich auf jeder Arbeitsstation einen speziellen Browser installieren, damit dieser PC als Terminal für den Siemens Server funktioniert.
Wenn man den Server mit einer Internet-Software betreibt, dann ist praktisch jeder beliebige PC als Terminal sofort zu benutzen (ohne besondere Software). Deswegen schlagen wir den Einsatz eines universellen Internet-Servers vor. Diese Software IIS (internet information server) ist Teil des Betriebssystems MS Windows NT und braucht nicht gesondert gekauft zu werden.

Für den Auftraggeber ergibt sich auf der Serverseite eine Abhängigkeit von dem Hersteller Microsoft. Auf der Seite der Arbeitsstationen sind bei unserem Konzept gar keine Investitionen notwendig und es entsteht auch keinerlei Bindung an einen Hersteller. 

Zu einem solchen System kann gegebenenfalls auch ein Server eines anderen Herstellers hinzugefügt werden. Genauso gut kann die von uns vorgeschlagene Lösung auch in ein bereits vorhandenes Intranet des Auftraggebers integriert werden.

Falls der Auftraggeber besonders hohe Anforderungen an die Verfügbarkeit des Systems stellt, kann einfach ein zweiter Server dazugestellt werden. Microsoft bietet mit dem Replication Manager ein geeignetes Werkzeug, um eine operative Datenbank auf einem Fallback-System zu replizieren. Normalerweise bietet die Spiegelung auf einer zweiten Festplatte im selben Server ausreichend Sicherheit.
 

Die genannte Hard- und Software muss beschafft, die Software installiert und konfiguriert werden. Die Einbindung des Servers in das LAN des Auftraggebers erfordert etwa einen Arbeitstag. Die Gesamtkosten für die Installation des betriebsfähigen Servers betragen etwa DM 9500 + gesetzl. USt. Der Server kann gekauft oder gemietet werden.

Auf dieser Basis setzen nun die von uns angebotenen Dienstleistungen ein.
Wir gehen jetzt von einem Internet Information Server in Kombination mit einer MS Access Datenbank aus. Die Software für die Modellierung der Geschäftsprozesse wird in dieser Umgebung mit folgenden Werkzeugen realisiert:

• HTML-Dokumente
• ASP-Seiten
• Javascript
• JAVA-Applets
• Grafiken und Fotos
• CAD-Pläne (DXF-Dateien)

ASP-Seiten (active server pages) bestehen aus einer Mischung von HTML-Dokumenten und VBS-Programmen (visual basic script). Diese Dateien werden beim Abruf durch den IIS verarbeitet, bevor das Ergebnis zur Arbeitsstation mit dem Browser geschickt wird.
Visual Basic ist eine einfache Programmiersprache, die von Microsoft auch für die Programmierung von Makros in MS Word und MS Excel propagiert wird. Sie ist eine Erweiterung der Formelsprache von MS Excel. Microsoft propagiert, dass diese Sprache von jedem Interessierten erlernt werden kann. Für den Auftraggeber bedeutet dies, dass er gegebenenfalls andere Dienstleister findet, um ein solches System zu warten oder weiterzuentwickeln..

JavaScript und Java sind Sprachen, in denen Abläufe auf der Arbeitsstation beschrieben werden können. Damit kann die Arbeitsstation über die Anzeige von Dokumenten im Browser hinaus für weitergehende Funktionen benutzt werden. Z.B. kann ein Formular beim Absenden zum Server geprüft werden, um sicher zu stellen, dass die Benutzereingaben plausibel sind. Wir verfügen über Java-Applets, die die flexible Visualisierung von CAD-Dateien im Browserfenster gestatten.

Wir haben sehr positive Erfahrungen hinsichtlich der Effektivität beim Einsatz der genannten Werkzeuge. Die Erfahrung zeigt, dass bei der Geschäftsprozessmodellierung durchschnittlich eine Bildschirmseite am Tag fertiggestellt werden kann, einschließlich der dazu notwendigen Arbeiten an der Datenbank. Man könnte also einen einfachen Geschäftsprozess mit 3 Formularen, 3 Berichten und einer Menüseite in etwa 2 Wochen realisieren, vorausgesetzt, der gewollte Ablauf ist klar. Die Praxis zeigt, dass an einer vorläufigen Realisierung oft leichter erkennbar wird, worauf es ankommt und in welcher Richtung man weiterarbeiten muss. Diese, "Prototyping" genannte, Vorgehensweise führt sehr rasch zu brauchbaren Lösungen, die dann zur allgemeinen Benutzung frei geschaltet werden können.